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利用データの確認

データ確認ツールを利用して利用データを確認することができます。

ご利用の前提条件

ツールのご利用には以下の条件が必須になります。

  • ご契約のライセンス種類が「Floating License Cloud」であること。
  • 手順では、「Microsoft Excel」を利用しております。
    お客さまがご利用のバージョンによっては、画面の内容が異なる場合がございますのでご注意ください。

Microsoft® Excel® for Microsoft 365 MSO (バージョン 2205 ビルド 16.0.15225.20028)

本ツールは管理者向けのツールとなります。ScribeAssist利用者全員にご利用いただく必要はございません。

ツールについて

ツールでは、以下の機能がご利用いただけます。

  • リアルタイムの利用ユーザーの確認
  • 指定範囲期間の利用履歴の検索
  • 検索した利用履歴結果のダウンロード
    ※ダウンロードデータからグラフ化できるExcelもご提供しております。

こんな時に役立ちます

注意事項

  • 本ツールはScribeAssistとは別途、PCにインストールいただく必要がございます。
  • 管理者権限でのインストールが必須となります。
  • 顧客ポータルサイト上での利用状況のデータ確認はできなくなりました。ご了承ください。

ツールのインストール方法

インストール準備

下記リンクからインストーラーをダウンロードください。

LGWAN環境からダウンロードできません。

ダウンロードがブロックされる場合は、URLフィルタリングの設定でdocs.voxt.jpをホワイトリストに追加してください。

インストーラーの実行

ダウンロードしたインストーラー「installer.exe」を開いてください。

インストールの実行は管理者権限で実行する必要があります

セットアップ

  • 手順にそってセットアップを完了させてください
  • 「次へ」を選択します
  • 「インストール」を選択します
  • インストールが完了するまでお待ちください
  • 「完了」クリックして、セットアップウィザードを閉じてください
  • デスクトップにツールアイコンが表示されていることをご確認ください

ツールの使い方(アプリ)

認証

  • Windowsのデスクトップから「利用状況の確認」アイコンをクリックし開きます
  • EIDを用いてログインします
    EID:顧客ポータルサイトへのログイン時に利用しているIDです
    ※ライセンスに関するご案内メールにもEIDの記載されています
  • EIDを入力後、「認証」を押してください
    一度入力したEIDは保存され、選択できるようになります
  • プロキシ認証が必要な場合は、 「プロキシ設定」ボタンを選択し、下記項目をご確認ください
    ※貴社の情報システムご担当者様へご確認ください

認証後画面(オンラインユーザー)

【認証に成功すると下記画面が表示されます】

  • 「ガイド」:本ガイドを確認できます
  • 「プロキシ設定」:プロキシ設定画面に遷移します
  • 「EID切り替え」:EID認証に戻ります
  • ScribeAssistにログインしているオンラインユーザーをリアルタイムで確認できます
  • 「更新」ボタンで最新の状態へ更新できます
    ※最終更新時間をご確認ください

利用履歴

  • 「利用履歴」をクリックします
  • 任意の期間を指定し、「検索」をクリックします ※検索には以下の条件があります(失敗した場合は期間を絞って検索ください)
    期間▶最大1440日まで
    レコード数▶2000件まで
    ※反映まで数時間かかるため、直前の履歴は表示されない場合があります
  • 「ダウンロード」ボタンで表示された利用履歴を外部ファイルに出力します(csv形式)
    ※外部ファイルに出力することでグラフ化することができます

ダウンロードデータ

  • ダウンロードした利用履歴は” UsageHistory.csv” というファイル名で保存されます
  • システム上の不具合により、”2023/9/6~2023/10/9”のデータが不整合が生じていることが確認されています
  • 上記期間のデータが含まれている場合、 削除することをおすすめします

ツールデータの活用(Excel)

グラフ作成の準備

MasterExcelのダウンロード

”MasterExcel.xlsx”を下記からダウンロードしてください
https://docs.voxt.jp/scribeassist/floatinglicensecloud-masterexcel.zip

LGWAN環境からダウンロードできません。

ダウンロードがブロックされる場合は、URLフィルタリングの設定でdocs.voxt.jpをホワイトリストに追加してください。

グラフ作成に必要な物
・ダウンロードした”MasterExcel.xlsx”
・ツールからダウンロードした”UsageHistory.csv”
以上をご準備の上、以降のガイドをご確認ください

MasterExcelへコピーの準備

”UsageHistory.csv”のA2~E2から下のデータをすべてコピーします

データの貼り付け

MasterExcelに貼付

MasterExcelを開き「元データ」のシートを選択します
”A2”を選択し、②でコピーしたデータを貼り付けます

データの確認

シート「元データ」に貼り付けたデータに問題がないかご確認ください。

※“2023/9/6~2023/10/9”のデータが存在する場合は削除をおすすめします

グラフデータの更新

ピポットグラフ分析

シート「合計利用回数」のタブをクリックします。

グラフエリアをクリックします(下記画像箇所)

上段の「ピポットグラフ分析」をクリックします

更新

「更新」をクリックし元データの値との同期をとります
※更新を押すと、全シートに反映されます

利用データを確認しよう

下記のデータを活用して、利用状況の把握をすることができます。

(参考)日別利用データの可視化

下記のデータを活用して、利用状況の把握をすることができます。

  • 行ラベルの指定した月の「+」ボタンをクリックすることで対象の月の日別データを確認することができます
  • 合計利用時間やユーザー別の利用時間などを日別の利用データを確認したいときに活用ください
  • 用途に応じて、必要なシートの日別データをご確認ください

Excelデータの保存

「ファイル」→「名前を付けて保存」を選択し、任意の場所、任意の名前で保存してください。

MasterExcelを上書き保存しないでください。
上書き保存した場合は再度MasterExcelをダウンロードください

活用のヒント

以上がツールデータを活用し、Excelでグラフを作成する方法となります。
ツールでの利用履歴の検索期間を変更したデータを使って3ヶ月毎のデータを比較したり、昨年の同月比較を行うなど、工夫してご活用いただけますと幸いです。

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